L'entreprise
-
Description de l'offre
Nous recherchons un.e office manager, à minima bilingue FR/UK, pour le bureau parisien de notre client, groupe américain spécialisé dans l'investissement financier.
En tant qu'office manager, vous assisterez la direction générale du bureau, notamment via la gestion des opérations administratives du bureau et la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (personnel français et international) et externes (fournisseurs, banques).
Vos fonctions vous amèneront à connaître parfaitement chaque service de l'entreprise et tous les rouages qui assurent son fonctionnement. Vous pourrez ainsi également prendre part à, ou gérer, divers projets importants pour la France.
Quelles sont les activités courantes de l'office manager?
Assurer l'assistanat de la direction générale. Gérer les agendas et les déplacements.
Assurer la communication interne et externe au travers des flux d'informations.
Planifier et organiser les réunions, rendez-vous et événements internes.
Assumer le rôle de réceptionniste pour le bureau parisien : répondre aux appels et accueillir les visiteurs sur place.
Mettre à jour les rapports administratifs d'activités, à destination de la direction générale.
Gérer les services généraux : coordonner les demandes entre l'équipe logistique et les prestataires, s'assurer de la disponibilité et du bon fonctionnement du matériel de bureau, coordonner les commandes de fournitures.
Travailler comme relais local pour les ressources humaines : accueillir les nouveaux employés, les aider à obtenir des réponses à leurs questions.
Profil recherché
Quelles sont les qualifications, les compétences et l'expérience requises pour ce rôle ?
Un diplôme administratif / de secrétariat de direction / de communication est un plus
Expérience préalable dans l'administration générale d'un bureau
Expérience dans un rôle en contact avec la clientèle
Expérience de l'utilisation de MS Office
Capacité à communiquer efficacement en français et en anglais afin de maintenir de bonnes relations de travail. Une troisième langue (néerlandais ou polonais) sera un atout.
Capacité à travailler de manière indépendante ou avec un minimum de supervision
Sens aigu de l'organisation et capacité à établir des priorités et à respecter des délais serrés
Capacité à comprendre le domaine d'activité, ses objectifs commerciaux, ses interlocuteurs type, moyennant formation sur le sujet